Kurumlar, bilgi ve belgelerini yönetebildiği ve ihtiyacı olan bilgiye en hızlı şekilde ulaşabildiği ölçüde verimliliği ve güvenilirliği yakalayabilmektedir. Dolayısıyla günümüzdeki müşteri odaklı yaklaşım ve rekabet ortamının getirdiği değişken koşullara uyum sağlamak, şirketler için hayati önem taşımaktadır. Bu nedenle hızlı ulaşılması gereken belgeler ve kaybında sıkıntı yaratacak dokümanlar, elektronik ortama aktarılarak yönetilmelidir. Bilgiye hızlı ulaşım ile kurumlar, güvenilirliğini sağladıkları gibi oluşacak maliyetlerini de minimum düzeyde tutmaktadır.
Datasafe tesisleri 7/24 yüksek güvenlik sistemi ile donatılmıştır. Yetkilendirilmiş kartlı geçiş sistemi ile giriş çıkış takip edilmektedir.
24 saat kapalı devre kameralarla kayıt yapılmaktadır. Arşivinizin saklandığı alanlara sadece yetkili personelin giriş izni bulunmaktadır. Belgelerinizin kaybolma ve yıpranma gibi riskleri minimuma indirmiş olursunuz.
Doküman Yönetim Sistemi
Kurum içi ya da kurum dışı evrakların üzerinde bulunan bilgilerin ne şekilde saklandığı, hangi hızda erişildiği ve tekrar kullanılma sıklığı arşivin değerini belirleyen unsurlardır. Genel olarak arşiv, sadece evraklar ve klasörleri düşündürse de, birçok kurum için arşiv kayıt evraklarına ek olarak fotoğraf, ses kaydı, video, elektronik posta ve dokümanlar gibi saklanması gereken diğer dosyaların da bulunduğu bir bütündür. Bu nedenle değerli bilginin doğru şekilde işlenmesi, saklanması ve yönetilmesi için bir doküman yönetim sistemi (DYS) gerekmektedir. Doküman yönetim sistemi, dokümanın ve bilginin durumu ne olursa olsun onu en uygun şekilde işlenip saklanması ve arandığında isim, konu, tarih vs… gibi birçok ayrıntı ile bilgiye en hızlı şekilde ulaşabilmek için kullanılan sistemdir.
Bilgi ve Belge Kaybına Son
Kurumlar, iş süreçlerindeki kâğıda dayalı bilgi alışverişlerinde ciddi zaman kayıplarına maruz kalmakta, yaşanan belge ve bilgi kayıpları iç süreçlerdeki dinamiği ortadan kaldırmaktadır. Datasafe, sağlayacağı bilgi, deneyim ve yazılım çözümleri ile kurum içi iş akış sistemlerine göre süreçleri belirleyerek iş akışlarınızın sağlıklı ilerlemesini ve takibinin yapılabilmesini sağlayacaktır. Bu sayede kurum içerisinde oluşacak ekstra kâğıt sarfiyatını ortadan kaldıracak, verilerin dijital platformda onay mekanizmalarına göre dolaşmasını sağlayacaktır.
Doküman Yönetim Sistemi
- Fiziksel arşivin kullanımının azalmasıyla belgelerinizin güvenliği artar.
- Departmanlar arası belgelerin paylaşımı sağlanır, böylece hizmet kalitesi yükselir ve iş takip sürecinizin hızı artar.
- İşletmelerde personelin, zamanının %15-20’sini evrak arama ile geçirdiği tespit edilmiştir. Evrakların elektronik ortama aktarılması sayesinde arama ile geçen süre minimuma iner.
- Kriz yönetim planı çerçevesinde arşivinizi farklı bir noktada yedekleme imkânına erişirsiniz. Böylelikle bilgi ve belgelerinizi her türlü tehdide karşı koruma altına almış olursunuz.
- Belgelerin sevkiyatlarından doğan kurye masraflarını azaltmanıza yardımcı olur.
- Belgelerinize saniyelerle ulaşmanız mümkün olduğu için denetleme süreçlerini sorunsuz atlatırsınız.
- Saklanan belgeniz servis büro hizmeti sayesinde yönetilebilen, gerektiğinde kullanılabilen ve ömür boyu koruma altına alınmış bilgiye dönüşmüş olur.
hakkında detaylı bilgi için bize ulaşın!
- Arşiv Yönetim Merkezi olarak özel tasarlanmış bina ve arşiv yönetimine uygun ve depreme dayanıklı çelik raflama sistemi.
- Her alan için yetkilendirilmiş kart geçiş sistemi. Tüm geçişlerin loglarının tutulması.
- NFPA standardında bölgesel çalışan Sprinkler(ESFR) yangın söndürme sistemi (her katta, raf ve kutu aralarında), Sprinkler sistemini besleyen 3 adet özel pompa (diesel, elektrikli ve jokey pompa).
- Avrupa normlarında parçalama yöntemi ile imha yapabilen imha makinesi ve özel alan Elektriksiz ve yangın riski olmayan saklama alanları.
- Kapalı devre 110 kamera ile tüm gün kayıt yapabilme. Özel eğitimli daimi canlı güvenlik ve sürekli dış aydınlatma.
- Suya, neme, darbeye dayanıklı özel arşiv kutusu ile muhafaza etme, duman dedektörleri ve erken uyarı sistemi, Isı ve nem kontrolü, Haşere kontrolü
- Müşterilerimizin backup kartuşlarını (LTO) muhafaza edebilecekleri ideal saklama koşulları sağlanmış, FM 200 gazlı söndürme sistemli, manyetik korumalı, klimatize, nem ve darbe sensörlü alanların tahsis edilebilmesi
- Mesleki Mali Mesuliyet, Bilgi Güvenliği Sigortası (Türkiye’de ilk), ISO 9001, ISO 27001 sertifikasyonu
